Per avviare la procedura di check-in online, fai clic con il tasto destro del mouse sulla prenotazione presente nel tableau. Dal menù che appare, seleziona l’icona a forma di campanella, evidenziata dalla freccia:
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Si aprirà una schermata con due opzioni:

  • Check-in: da selezionare se l’ospite è arrivato in struttura ma non hai ancora ricevuto i documenti.

  • Check-in e vai agli ospiti: da scegliere se hai già i documenti del cliente e vuoi procedere con l'inserimento.

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Nel caso in cui tu scelga la prima opzione (Check-in), noterai che la campanella diventerà verde, segnalando che l’ospite è arrivato ma manca ancora la registrazione dei documenti.

Quando sarai in possesso dei documenti, ti basterà cliccare su "Ospiti" per proseguire:

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La schermata che visualizzerai cliccando su "Ospiti" in un secondo momento sarà identica a quella che appare selezionando "Check-in e vai agli ospiti":

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In questa sezione sarà necessario compilare tutti i campi richiesti per ciascun ospite, inserendo:

  • Tassa di soggiorno: specificare se l’ospite è soggetto al pagamento oppure esente

  • Tipo di alloggiato: selezionare il ruolo dell’ospite (capofamiglia, capogruppo, ospite singolo, ecc.)

  • Nome

  • Cognome

  • Nazione di residenza

  • Dati di nascita

  • Dati del documento (tipo, numero, ente rilasciante, data di rilascio/scadenza)

Assicurati che tutte le informazioni siano corrette e complete, in quanto saranno utilizzate per le comunicazioni obbligatorie alle autorità e per l’emissione della tassa di soggiorno, ove prevista.

Dopo aver inserito tutti i dati del primo ospite, clicca in basso a destra su "Salva e vai al prossimo ospite" per procedere con l'inserimento dei dati degli altri componenti della prenotazione:

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Ripeti la procedura per ogni ospite presente nella prenotazione fino al completamento di tutti i check-in.

Sul lato sinistro dello schermo sono disponibili dei filtri che permettono di scegliere quali ospiti visualizzare nella sezione centrale. È possibile selezionare:

  • Tutti gli ospiti della prenotazione

  • Solo gli ospiti con dati incompleti

  • Solo quelli con dati non validi

  • Gli ospiti da inviare

  • Gli ospiti con check-in già effettuato

Gli ospiti già registrati verranno mostrati con il proprio nome. Se invece un ospite non è ancora stato registrato, verrà visualizzato come "Sconosciuto".

Accanto a ciascun ospite compare un'icona a forma di poliziotto:

  • Di colore rosso, indica che l’ospite non è ancora stato inviato alla Polizia

  • Una volta effettuato l'invio, l’icona diventerà verde, a indicare che l’ospite è stato correttamente trasmesso alla Polizia

Inoltre, un bollino rosso viene visualizzato accanto agli ospiti ancora da inviare.


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Ogni giorno alle 23:00, il sistema scarica automaticamente i PDF delle ricevute relative al giorno precedente. Successivamente, i dati degli ospiti con informazioni correttamente compilate vengono inviati alla Questura tramite tre tentativi automatici, programmati alle 23:30, 23:40 e 23:50.

È possibile accedere e scaricare manualmente le ricevute dalla sezione PMS > Schede Alloggiati, dove è anche disponibile la funzione per effettuare l’invio manuale dei dati alla Questura, qualora fosse necessario.

Ricordiamo che la conservazione delle ricevute è a carico della struttura: Iperbooking le conserva per almeno un anno, dopodiché verranno rimosse automaticamente dal sistema.