Portale di assistenza

Questa funzione è utile nei seguenti casi:

- arrivo posticipato o partenza anticipata: quando un ospite arriva dopo gli altri occupanti della camera oppure lascia la struttura prima della fine del soggiorno

- assenza temporanea: quando un ospite trascorre una o più notti fuori dalla struttura e poi rientra

La gestione delle presenze è disponibile nella pagina Dettaglio Prenotazione.

Nel riepilogo della camera, accanto ai giorni del soggiorno, è presente una nuova icona a forma di letto che indica lo stato di presenza dell'ospite:

- letto occupato: l'ospite è presente in struttura

- letto rosso (vuoto): l'ospite è assente

Per modificare le presenze è necessario:

1) fare clic sull'icona della matita per entrare in modalità modifica.

2) Le icone dei letti diventeranno blu, indicando che possono essere modificate.

3) Fare clic sul letto del giorno desiderato:

- il primo clic imposta l'assenza dell'ospite (letto rosso);

- un secondo clic ripristina la presenza.

4) Al termine delle modifiche, fai clic su Salva per confermare oppure su Annulla per scartare le modifiche.

Se vengono modificati i giorni di presenza degli ospiti, al momento del salvataggio il sistema ricalcola automaticamente l'importo della tassa di soggiorno, in base alle presenze effettive.

La gestione delle assenze è stata progettata per rispettare le regole imposte dai sistemi della Pubblica Sicurezza e da alcuni provider ISTAT.

Poiché questi sistemi presentano alcune limitazioni nella gestione degli arrivi, delle partenze e della composizione dei nuclei familiari, in determinate situazioni il software richiede o applica automaticamente alcune modifiche al Tipo Alloggiato.

Se imposti un'assenza per un ospite prima del suo arrivo in struttura (quindi prima della compilazione delle schedine di Pubblica Sicurezza), al momento del check-in il sistema richiederà che quell'ospite venga registrato come Ospite Singolo (OS).

Nota: questa modifica riguarda esclusivamente l'ospite interessato e non influisce sul Tipo Alloggiato degli altri componenti della camera.

Questa situazione si verifica quando gli ospiti hanno già effettuato il check-in, ma le schedine di Pubblica Sicurezza non sono ancora state inviate.

In questo caso:

- se l'ospite è già impostato come Ospite Singolo (OS), la presenza può essere modificata senza alcuna limitazione;

- se l'ospite è registrato come Familiare, Membro Gruppo o con un'altra tipologia, il sistema mostrerà un messaggio di avviso. Per procedere sarà necessario modificare manualmente il Tipo Alloggiato in Ospite Singolo (OS).

Se l'assenza viene registrata dal giorno successivo al check-in, quando i dati sono già stati trasmessi alla Pubblica Sicurezza:

- se l'ospite è Ospite Singolo (OS), la modifica viene applicata immediatamente;

- se l'ospite appartiene a una famiglia o a un gruppo, il sistema imposterà automaticamente come Ospite Singolo (OS) anche gli altri componenti della camera nei giorni interessati dalla modifica.

Alcuni sistemi ISTAT non gestiscono il concetto di assenza temporanea durante un soggiorno: registrano esclusivamente arrivi e partenze.

Per questo motivo, mantenere un ospite come componente di una famiglia o di un gruppo mentre risulta assente potrebbe generare incongruenze nei flussi statistici inviati a ISTAT.

L'aggiornamento automatico del Tipo Alloggiato consente di mantenere i dati coerenti con le regole previste dai sistemi di Pubblica Sicurezza e ISTAT, evitando errori nelle trasmissioni.

Se il check-in viene effettuato in una data successiva a quella di arrivo prevista, il sistema mostrerà un menù a comparsa che chiederà se gli ospiti sono arrivati "Oggi" o "Ieri". L'opzione "Oggi" è selezionata di default.

È possibile selezionare "Ieri" nei seguenti casi:

- l'ospite è arrivato in tarda notte e il check-in viene registrato la mattina successiva;

- è necessario rispettare le regole di comunicazione al Portale Alloggiati Web.

In caso di check-in posticipato, il sistema imposterà automaticamente lo stato "Assente" per tutti i giorni della prenotazione precedenti alla data effettiva di arrivo.

In caso di partenza anticipata, è possibile selezionare i singoli ospiti di una camera ed effettuare un check-out parziale.

Comportamento del sistema
Per gli ospiti che lasciano la struttura in anticipo, il sistema imposterà automaticamente lo stato "Assente" per tutte le notti rimanenti della prenotazione.

Il check-out della camera sarà completato solo quando tutti gli ospiti registrati avranno effettuato il check-out.

Come anticipato, molti provider ISTAT, in particolare quelli che prevedono un invio mensile dei dati, non supportano nei propri tracciati il concetto di assenza temporanea.

Per consentire una trasmissione corretta dei dati ed evitare errori, il sistema registra l'assenza come una partenza dell'ospite e il successivo rientro come un nuovo arrivo.

Di conseguenza, nelle prenotazioni che includono periodi di assenza, nei report ISTAT potrebbero comparire più record di arrivo e partenza riferiti allo stesso ospite.

Tutta la reportistica del back office è stata aggiornata per riflettere correttamente le nuove logiche di gestione dei check-in posticipati, dei check-out parziali e delle assenze temporanee.