Pagamenti Pianificati - Supporto Iperbooking

La funzionalità Pagamenti Pianificati permette alla struttura di pianificare e richiedere uno o più pagamenti intermedi tra il momento della prenotazione e la data di arrivo dell’ospite.

Configurazione

Regole

I Pagamenti Pianificati sono collegati direttamente alle singole Condizioni di Prenotazione. Questo ti permette di differenziare le regole in base alla politica di vendita della camera.

Per configurare le regole, vai su Impostazioni → Condizioni di Prenotazione ed entra nel dettaglio della condizione che vuoi modificare:

All'interno troverai la sezione Pagamenti Pianificati:

È possibile impostare che, al momento della prenotazione, non verrà richiesta la caparra al cliente.

Per fare ciò basterà togliere la spunta dalla voce Pagamento alla Conferma:

A seguire si possono impostare i Pagamenti Pianificati.

Cliccando sul pulsante "+" potrai aggiungere una o più regole:

Per ciascuna regola è possibile impostare:

Scadenza: quanti giorni prima dell’arrivo deve essere saldato l'importo:

Importo richiesto: calcolato in percentuale sul totale della prenotazione oppure sul valore di N notti:

Importi minimi o massimi: eventuali soglie limite per l'importo calcolato della rata:

Metodi di pagamento: le tipologie di pagamento abilitate per quella specifica rata:

La tabella riassuntiva mostrerà tutte le regole create e la percentuale totale dei pagamenti attivi configurati:

Cosa c'è da sapere:

Prenotazioni sotto data: se la prenotazione viene effettuata dopo la data di scadenza prevista da una regola, il relativo importo viene automaticamente accorpato alla caparra iniziale.
Tetto massimo: la somma di tutti i Pagamenti Pianificati non può mai superare il valore totale della prenotazione; eventuali importi eccedenti vengono automaticamente limitati.

Integrazione PMS (Tipologia anticipi):

Per le strutture che utilizzano il PMS, all'interno del dettaglio della Condizione di Prenotazione è ora possibile definire la tipologia degli anticipi scegliendo tra Caparra e Acconto. In questo modo, quando i pagamenti vengono registrati automaticamente sul conto della camera, verranno contabilizzati con la voce corretta.

Email

All’interno dell'email di conferma prenotazione è presente una tabella riassuntiva dei pagamenti previsti e delle relative scadenze (se la prenotazione include Pagamenti Pianificati):

⚠️ Per gestire le notifiche automatiche all'ospite sono stati introdotti due modelli dedicati: il promemoria e il sollecito.

Entrambi si configurano direttamente dal rispettivo template email in MENU > CONTENUTI > MODELLI

Qui puoi impostare il numero di giorni prima o dopo la scadenza (NOTA BENE: di default il sistema imposta "Giorni prima della scadenza della rata: 7" per la Mail di Promemoria Pagamento e "Giorni dopo la scadenza del pagamento: 3" nella Mail di Sollecito Pagamento):

Come funzionano le tempistiche di invio:

Promemoria (invio prima della scadenza):
- Viene inviato N° giorni prima della data di scadenza della rata (impostabile nel modello email).
- Se imposti 0: l’email di promemoria viene inviata il giorno stesso della scadenza.
- All'interno della mail viene indicata la specifica rata da saldare e un pulsante per accedere direttamente su MyReservation senza richiedere il login (funziona anche se la struttura non ha attivato MyReservation).
Sollecito (invio dopo la scadenza):
- Viene inviato N° giorni dopo la data di scadenza se il pagamento risulta ancora insoluto (impostabile nel modello email).
- Se imposti 0: l’email di sollecito viene inviata il giorno immediatamente successivo alla scadenza (ovvero al primo giorno utile di insoluto).

Nota operativa: Ogni rata programmata genera una propria email di notifica separata, così da rendere immediata e chiara all'ospite la singola scadenza da gestire.

Per il cliente

Durante la prenotazione (Booking Engine)

Nel riepilogo finale della prenotazione diretta da iperbooking, il cliente visualizza l'elenco completo dei Pagamenti Pianificati previsti dalla Condizione di Prenotazione per la camera che sta prenotando, con relative date di scadenza e importi calcolati sul suo soggiorno:

Dopo la prenotazione: come salda la rata

Il pagamento non è un addebito automatico sulla carta: deve essere eseguito manualmente dall'ospite attraverso la pagina di MyReservation.

Come accede l'ospite:

Link diretto (metodo più rapido): cliccando sul pulsante presente nelle email di conferma, di promemoria o di sollecito. Il link accede direttamente alla sua area riservata senza dover inserire le credenziali (funziona anche se la struttura non ha MyReservation attivo):

2. Accesso manuale: collegandosi alla pagina di MyReservation della struttura e inserendo email e codice di prenotazione (solo se MyReservation è attivo).

Procedura di pagamento:

Nella schermata del piano pagamenti l'ospite visualizza l'elenco delle rate: quelle già saldate e quelle in attesa:

2. La rata diventa saldabile a partire da 7 giorni prima della scadenza oppure non appena viene inviata l’email di promemoria.

3. Cliccando su Salda/Paga, l'ospite visualizzerà esclusivamente i metodi di pagamento abilitati dalla struttura per quella specifica rata (es. carta di credito, bonifico, ecc.):

4. A transazione conclusa, l'ospite visualizza a schermo la conferma di avvenuto pagamento e lo stato della rata passa immediatamente a "Pagato":

Gestione dei pagamenti

All'interno del Dettaglio Prenotazione, l’interfaccia è stata aggiornata con la nuova sezione Piano dei pagamenti:

1. Caparra o Pagamento Confirmatorio

È stata spostata in questo blocco, mantenendo gli stessi identici controlli operativi precedenti tramite i pulsanti posti sulla destra.

2. Riepilogo del saldo (Barra di avanzamento)

Mostra graficamente e numericamente la suddivisione economica della prenotazione:

Incassato: importo totale già saldato dal cliente.
Pianificato in attesa: il totale delle rate programmate che devono ancora essere incassate prima dell’arrivo in struttura.
Saldo in struttura: la quota residua che l'ospite dovrà saldare direttamente in struttura.

3. Tabella dei Pagamenti Pianificati

Mostra l'elenco dei pagamenti previsti in ordine cronologico di scadenza.

Nelle prenotazioni multicamera, i pagamenti con la stessa scadenza vengono accorpati in un'unica riga espandibile:

Ciascuna riga riporta:

Icona di stato: indica subito se la rata è in attesa, saldata o scaduta/in ritardo. Per le prenotazioni multicamera, una freccia accanto all'icona consente di espandere la riga per visualizzare il dettaglio suddiviso per singola camera:

Data scadenza.
Importo.
Data pagamento: la data effettiva in cui è stato registrato il saldo.
Tipologia di pagamento: icona che indica il metodo con cui il cliente ha pagato o tentato il pagamento (es. carta di credito); passando il mouse sopra l'icona compare la descrizione estesa.
Ultimo tentativo: la data dell’ultimo tentativo di pagamento in caso di transazione fallita.
Pulsanti di gestione:
- Spunta verde (Conferma incasso): consente di registrare manualmente l'avvenuto pagamento della rata (es. in caso di bonifico ricevuto).
- Aeroplanino blu (Invia email): permette di forzare l'invio immediato della mail di promemoria o sollecito all'ospite (in base allo stato attuale della rata).
- Croce rossa (Elimina): cancella la rata programmata. (Ricorda: i Pagamenti Pianificati non si modificano; per cambiare un importo o una data si elimina la rata e la si ricrea).

Creare pagamenti pianificati

In alto a destra è presente il pulsante "+ Crea pagamento pianificato", che permette di aggiungere manualmente un pagamento programmato personalizzato fuori dalle regole standard:

Disponibilità su CRM e Tableau

L’inserimento e la gestione dei Pagamenti Pianificati sono disponibili anche in fase di creazione prenotazione da CRM o da Tableau.
Il sistema propone in automatico le rate previste dalla Condizione di Prenotazione selezionata, lasciando piena libertà all'operatore di rimuoverle o aggiungerne di personalizzate per quella specifica prenotazione.

Portale di assistenza